Avec l’application Chargeur de documents, vous pouvez exporter vos documents existants dans l'un des formats pris en charge par Tradeshift. Cela vous permet d'importer les documents envoyés précédemment depuis votre système comptable et d'avoir une vue d'ensemble en un seul endroit.


Vous pouvez installer l'application à partir de l'App Store, dans la catégorie « Transfert de documents ». Les informations sur la façon d'activer une application sont disponibles ici. Veuillez noter que seuls les administrateurs de sociétés sont en mesure de le faire.



Une fois l'application activée, vous pouvez télécharger un fichier en cliquant sur « Choisir un fichier », en accédant au fichier sur votre ordinateur, puis en cliquant sur « Importer un document ». En outre, vous pouvez consulter la liste des formats pris en charge en cliquant sur « Afficher les formats valides ».



Le processus de chargement commence, et s'il n'existe pas d'erreurs de validation dans votre dossier, le documenti est converti en brouillon que vous pouvez trouver dans vos documents. Si la facture ne comporte pas de destinataire défini, vous devez le rechercher en utilisant le champ de recherche fourni sur la page de création de la facture. Assurez-vous ensuite que la facture comporte toutes les informations que vous souhaitez qu'elle contienne.


Enfin, n'oubliez pas de vérifier que la facture comporte toutes les informations à y inclure avant de l'envoyer. Lorsque vous êtes prêt à le faire, cliquez sur le bouton vert « Envoyer ».

Chargement des documents PDF

Si vous sélectionnez un fichier PDF à charger, l'application le convertit en document électronique et vous guide dans les étapes suivantes :

  • Chargement de documents
  • Conversion de documents
  • Validation de documents


Veuillez noter que les documents PDF à charger peuvent avoir un volume maximum de 25 Mo et une longueur maximum de 20 pages.

L'importation d'un fichier PDF peut prendre jusqu'à 10 minutes, mais une fois qu'elle est terminée, vous êtes averti par courrier électronique. Lorsque vous recevrez cette notification, il vous est demandé d'ouvrir le projet de document et de le valider. Dans ce cas, vous devez vérifier manuellement que le système a reconnu et mis en correspondance correctement toutes les informations pertinentes dans les champs correspondants. Vous disposez de sept jours pour valider une conversion, pendant lesquels vous recevez plusieurs rappels par courrier électronique.



Accédez à l'application Gestionnaire de documents et recherchez le brouillon de document converti. Si vous l'ouvrez, vous voyez une vue fractionnée de la page, avec le document PDF au-dessus et la version électronique convertie en dessous :



Doc_Validation


À ce stade, vous avez la possibilité d'apporter des corrections avant de soumettre votre nouveau document électronique. Vous pouvez faire glisser et redimensionner la vue divisée pour afficher toutes les informations nécessaires lors de la validation du document. Une fois le document validé, vous pouvez prévisualiser votre facture ou votre note de crédit en cliquant sur le bouton bleu « Aperçu » en bas de la page. Si tout est en place, vous êtes maintenant prêt à cliquer sur « Envoyer ».


Remarque : Si vous avez chargé document par erreur, cliquez ici pour savoir comment le supprimer.