Mit der Uploader App können Sie Ihre vorhandenen Dokumente in einem der von Tradeshift unterstützten Formate exportieren. Das ermöglicht es Ihnen, früher versandte Dokumente aus Ihrem Buchhaltungssystem zu importieren und alle an einem Ort zu verwalten.


Sie können die App im App Store unter der Kategorie „Dokumenttransfer“ herunterladen. Informationen über die Aktivierung einer App finden Sie hier. Bitte beachten Sie, dass das nur Firmenadministratoren tun können.



Sobald die App aktiviert wurde, können Sie eine Datei aktivieren, indem Sie auf „Choose file“ klicken, zur Datei am Computer wechseln und dann auf „Hochladen“ klicken. Außerdem sehen Sie eine Liste der unterstützten Formate, indem Sie auf „Gültige Formate anzeigen“ klicken.



Der Upload beginnt. Falls es keine Prüffehler in Ihrer Datei gibt, wird sie in einen Entwurf umgewandelt, welchen Sie in Ihren Dokumenten finden. Falls in der Rechnung kein Empfänger definiert wurde, müssen Sie den Empfänger über das Suchfeld auf der Seite zur Rechnungserstellung finden. Stellen Sie dann sicher, dass die Rechnung alle gewünschten Daten enthält.


Vergessen Sie nicht, zu prüfen, ob die Rechnung alle gewünschten Daten enthält, bevor Sie sie versenden. Wenn Sie bereit für den Versand sind, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche „Senden“.

PDF-Dokumente hochladen

Falls Sie eine PDF-Datei für den Upload auswählen, wandelt die App diese in ein elektronisches Dokument um und führt Sie durch die folgenden Schritte:

  • Dokument-Upload
  • Dokumentumwandlung
  • Dokumentprüfung


Bitte beachten Sie, dass PDF-Dokumente maximal 25 MB groß und 20 Seiten lang sein dürfen.

Der Import einer PDF-Datei kann bis zu 10 Minuten lang dauern. Sobald er abgeschlossen ist, werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Wenn Sie diese Benachrichtigung erhalten, müssen Sie den Entwurf öffnen und prüfen. Überprüfen Sie dafür manuell, ob das System alle wichtigen Daten erkannt und korrekt in die entsprechenden Felder übertragen hat. Sie haben sieben Tage Zeit, um ein umgewandeltes Dokument zu bestätigen. In dieser Zeit erhalten Sie mehrere Erinnerungen per E-Mail.



Öffnen Sie die Dokumentmanager-App und suchen Sie nach dem umgewandelten Entwurf. Wenn Sie ihn öffnen, sehen Sie eine geteilte Ansicht mit dem PDF-Dokument oben und der umgewandelten elektronischen Version darunter:



Doc_Validation


In diesem Schritt haben Sie die Möglichkeit, Korrekturen vorzunehmen, bevor Sie Ihr neues elektronisches Dokument versenden. Sie können die geteilte Ansicht ziehen und ihre Größe ändern, um alle notwendigen Daten zu sehen, während Sie Ihr Dokument prüfen. Sobald das Dokument geprüft wurde, sehen Sie eine Vorschau Ihrer Rechnung oder Rechnungskorrektur, indem Sie auf die blaue Schaltfläche „Vorschau“ im unteren Bereich der Seite klicken. Falls alles in Ordnung ist, können Sie jetzt auf „Senden“ klicken.


Hinweis: Falls Sie ein Dokument fälschlicherweise hochgeladen wurde, klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Sie es löschen können.